Становление и развитие рынка ценных бумаг России достигли той стадии, когда необходимость организации системы учета операций с ценными бумагами становится все более острой. К этому принуждают не только регулирующие и саморегулируемые организации (ФКЦБ, НАУФОР), настоятельно рекомендуя привести учет операций в соответствие со стандартами (и хорошо, если эта рекомендация не подкрепляется угрозой отзыва лицензии). Это обусловлено и объективными причинами.
Конечно, нет двух одинаковых инвестиционных институтов: для кого-то количество операций достигло критического значения и подручные средства или существующая технология работают на пределе производительности; кто-то исчерпал все ресурсы экстенсивного развития и ему стало некуда размещать новых сотрудников для обработки сделок. Так или иначе в определенный момент своего развития инвестиционный институт сталкивается с подобной проблемой. Налицо своеобразный вариант революционной ситуации.
На наш взгляд, организация системы внутреннего учета должна включать в себя решение следующих проблем.
Прежде всего, это разработка некой системы учета исполнения заключенных сделок компании по аналогии с бухгалтерским учетом, что включает в себя определение перечня требуемых регистров и правил учета. Вообще говоря, недостаточно детально ознакомиться со стандартами НАУФОР, хотя, безусловно, они определяют основные требования. Необходима дополнительная работа самой компании по формированию плана счетов и выявлению регистров, необходимых и достаточных с точки зрения компании для надлежащего исполнения обязательств.
Особенно хочется остановиться на проблеме включения в общий документооборот системы не только обязательства компании по заключенным сделкам, но и учет клиентов и агентов компании, заключенных с ними договоров и действий, предпринятых компанией и ее агентами для их исполнения. Согласитесь, что это немалая часть учета обязательств компании, непосредственно связанная с заключаемыми сделками. И если предыдущая проблема обозначена как back-office компании, то эту задачу можно отнести к front-office.
Далее следует обозначить воп-рос составления отчетности. В первую очередь внутренней, необходимой для проведения самой деятельности (например, плановые графики поступления и списания средств согласно заключенным сделкам, текущие незавершенные сделки и т.д.). Затем - может быть, менее значимой для самой компании и ее деятельности, но совершенно необходимой - внешней отчетности. Отсутствие таковой, согласно требованиям текущего законодательства, чревато серьезными последствиями. Попытка <изобразить> подручными средствами подготовку требуемых отчетных форм скорее всего окажется неприемлемой при существенном увеличении объемов операций или количества клиентов. В лучшем случае, содержимое таких отчетов будет грешить неактуальностью или неполнотой информации.
Достаточно значимой, на наш взгляд, является и информационно-статистическая задача, включающая в себя сбор и обработку информации о состоянии сегмента рынка ценных бумаг, непосредственно связанного с деятельностью компании (котировки ценных бумаг на различных площадках, курсы валют и т.д.). Наличие такой информации необходимо для принятия решений компании и надлежащего исполнения своих обязательств.
Список приведенных выше задач не является полным; его, безусловно, можно расширить или детализировать. Однако и из него ясно, что система внутреннего учета - это не подготовка отчетов органам надзора и контроля, а прежде всего применение технологии, которая должна быть отражена в том числе и в системе автоматизации. В настоящий момент вряд ли нужно доказывать кому-либо необходимость комплексной автоматизации деятельности, даже если это небольшая компания с малым объемом сделок. Практика ведения независимых учетных таблиц с незамысловатыми алгоритмами расчетов не позволяет решать перечисленные выше задачи на соответствующем уровне.
Для разработки технологичной системы автоматизации деятельности в первую очередь необходимо представить себе логическую структуру области, о которой идет речь. В качестве инвестиционного института принимается любой профессиональный участник рынка ценных бумаг (инвестиционная компания или подразделение коммерческого банка, осуществляющее операции на рынке ценных бумаг). Нам представляется целесообразной обобщенная модель организации бизнеса, приведенная на рис. 1.
С точки зрения автоматизации данной модели условно определим в системе следующие отделы:
Отдел администрирования. Определение прав доступа к данным и операциям для участников (например, возможность конкретного трейдера проводить дилерские операции, лимиты для этого трейдера и т.д.), общий контроль за жизнедеятельностью системы, формирование отчетности руководству. Ведение словарей и справочников (сторонних депозитариев, регистраторов, тарифов, комиссий и т.д.).
Отдел по работе с клиентами. Работа с клиентами-инвесторами, приобретение/продажа (через торговый отдел) ценных бумаг для клиентов, по заявкам клиентов.
Отдел ведения портфелей. Формирует и управляет портфелями клиентов и их финансовыми средствами по договору. Результатами деятельности данного отдела являются поручения торговому отделу и, кроме того, отчетность перед клиентами.
Торговый отдел. Работа непосредственно с операторами фондового рынка, заключение сделок с ценными бумагами. Торговые операции могут осуществляться специалистами этого отдела как по поручениям специалистов других отделов, так и самостоятельно в рамках полученных прав.
Отдел исполнения и учета. Документальное оформление сделок, регистрация и исполнение договора с клиентами и учет сделок. Данный отдел обеспечивает техническую часть исполнения всех операций. Осуществляет внешние связи, которые требуются при исполнении сделки как с собственной расчетной системой (платеж), так и при необходимости с регистраторами (переоформление прав собственности) и сторонними депозитариями, не говоря уже о контрагенте сделки.
Аналитический отдел. Накопление информации о показателях рынка и возможностях использования различных аналитических приложений (статистика, прогноз и т.д.).
Остановимся на правилах и принципах, на наш взгляд, существенных при разработке системы автоматизации (рис. 2).
Основополагающим принципом при разработке системы, безусловно, является принцип единого информационного пространства. Его суть в том, что вся текущая информация внутреннего и внешнего происхождения становится доступной всем участникам системы, в том числе и принимающим тактические, стратегические и политические решения. Принцип единого информационного пространства помогает избежать дублирования данных и значительно облегчает доступ к необходимой в текущий момент информации. Как следствие, применение именно этого принципа позволяет реализовать ведение учета проводимых профессиональным участником операций с ценными бумагами в денежном и количественном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения в регистрах внутреннего учета.
Однако не менее существенным является противоположный по своей сути принцип разделения доступа к этой <общедоступной> информации. Значимость этого принципа возрастает с увеличением количества сотрудников компании.
Реализация принципа устойчивого разделения функций между блоками описанной выше модели имеет самостоятельное значение, хотя на первый взгляд кажется расширением принципа разделения доступа к информации. Именно это правило является основой функциональной специализации, без которой трудно представить себе деятельность достаточно крупной компании. В качестве примера, сочетающего в себе принципы ограничения доступа к информации и устойчивого разделения функций, можно привести реализацию технологии исполнения поручений на проведение операций с ценными бумагами с учетом принципа <китайской стены> (раздельное ведение портфелей клиентов и инвестиционной компании).
Принцип контроля ввода в систему критической или наиболее существенной информации позволяет если не избежать полностью риска ввода неверной информации, то хотя бы значительно снизить его. Например, реализация обработки бумажных тикетов по принципу двойной сверки (двойного ввода разными подразделениями - торговым отделом и отделом исполнения и учета) позволяет избежать ошибок неоднозначного толкования данных тикета. Возможно, это покажется несущественным, но при большом объеме сделок процент ошибок такого рода имеет нежелательную тенденцию к росту.
Этот перечень можно было бы продолжить. Однако в данной статье мы не будем останавливаться на этом подробно, а ограничимся лишь упоминанием таких общепринятых принципов и правил, как журналирование действий пользователей, гибкость и настраиваемость системы (что очень существенно в условиях частых изменений в текущем законодательстве, расширения спектра предлагаемых профессиональными участниками услуг инвесторам и т.д.), а также открытость системы в отношении возможности интеграции и обмена структурированной информацией с уже существующими системами, выполняющими другие задачи (например, с системой бухгалтерского учета), и т.д. Описанная выше информационная модель системы с определением потоков данных является, по сути, базой формируемой технологии и документооборота.
В заключение еще раз отметим, что решение проблемы автоматизации системы внутреннего учета - это не автоматизация ведения регистров учета или формирование отчетности. В общем виде - это автоматизация деятельности, и как <театр начинается с вешалки>, так и данная система должна решать проблемы back-office, начиная с front-office.
© ЗАО "Группа РЦБ".