Готовы ли российские инвестиционные компании к автоматизации своих бэк-офисов?

ИССЛЕДОВАНИЕ - ОСНОВА СТАНДАРТИЗАЦИИ

    РТС и Технический центр РТС проводят работу по оптимизации внутреннего учета в мелких и средних компаниях, по повышению общей культуры российского рынка ценных бумаг. Стандартизация бизнес-процессов и документов, сопровождающих проведение сделок, значительно облегчила бы жизнь и чиновникам РТС, заинтересованным в эффективном регулировании рынка, и разработчикам систем автоматизации, для которых унификация бизнес-процессов и документов означает гарантию широкого спроса на их продукт. Необходимый этап в деле приведения этого <хозяйства> в порядок - масштабный мониторинг деятельности различных участников рынка, прежде всего самих инвестиционных компаний, выявления сходных и специфических для компаний приемов внутреннего учета, особенностей организационных структур их бэк-офисов, характера внешних и внутренних коммуникаций.
    Такое исследование вот уже несколько месяцев проводится силами РТС и Технического центра РТС. Основным приемом сбора материала на первом этапе была работа в <поле>, т.е. в самих инвестиционных компаниях.
    Кропотливый и трудоемкий процесс проведения полевых исследований включал: интервью начальников и сотрудников бэк-офисов и других подразделений компаний (тесно к нему примыкающих), разработчиков систем автоматизации; анализ документов НАУФОР, ФКЦБ, ПАРТАД и ДКК, материалов семинаров, посвященных различным аспектам деятельности бэк-офисов, заседаний комитетов РТС, кулуарных обсуждений; консультации с юристами и экспертами. Проанализировано более 100 магнитофонных и видеозаписей. Рассмотрим некоторые общие для российского фондового рынка проблемы автоматизации деятельности бэк-офиса.

ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ АВТОМАТИЗАЦИИ

    Хотя неоднократно высказывались претензии к существующим системам автоматизации работы бэк-офисов, правомерно говорить о готовности компаний к автоматизации собственной учетной деятельности. Этот факт ставит перед разработчиками программных продуктов несколько важных вопросов: кто их потенциальный заказчик, каков уровень требований, предъявляемых к возможному программному продукту?
    Большинство инвестиционных компаний находятся в стадии становления: формируются кадровый состав, организационная структура бэк-офисов, их собственный спектр бизнеса. Эти процессы происходят под влиянием общей ситуации на рынке, изменений в системе законодательства, запросов клиентуры, финансовых и организационных возможностей компаний. Соответственно и требования компаний к автоматизации конкретных процедур проведения сделок различаются незначительно.
    Система автоматизации бэк-офиса должна:

автоматически производить перенос данных из тикета в договор;

обеспечивать обмен данными между регистрами внутреннего учета;

автоматически готовить необходимые по сделке документы (договор, передаточное распоряжение, отчет клиенту), экспортируя данные из справочников и первичных документов;

отслеживать этапы прохождения сделок;

готовить необходимые отчеты.
    Основным инструментом в организации деятельности бэк-офиса является <Журнал незавершенных сделок>. Составляющие его графы постепенно, по мере проведения сделки, заполняются или начальником бэк-офиса, или сотрудниками, отвечающими за определенные этапы проведения сделки (оформление договора, перерегистрацию ценных бумаг, оплату).
    Таким образом, в небольших инвестиционных компаниях требования к автоматизации в основном связаны со стремлением ускорить или упростить привычные процедуры проведения сделки. Главным же параметром, отслеживаемым бэк-офисом, является своевременность прохождения этапов сделки.
    Метатребования к системам автоматизации. Что касается внепроцедурных требований компаний к системам автоматизации, то здесь предполагается:

Система будет гарантировать, что данные, которыми она оперирует (вносятся они непосредственно оператором или получаются опосредованно вследствие экспорта из первичных документов или регистров внутреннего учета), верны.
    Поскольку существует определенное недоверие к автоматизированным системам, в некоторых компаниях применяют методику двойного ввода или накопления данных:
    - два оператора осуществляют одновременный ввод данных из тикета;
    - два независимых сотрудника готовят отчеты руководству компании, оперируя одними и теми же данными системы;
    - назначается сотрудник, который вручную фиксирует и просчитывает важные с точки зрения учета компании показатели (брокерское вознаграждение, наличие денег и бумаг на счете компании, штрафы). При сравнении данных системы и тех, которые получает специалист, предпочтение отдается специалисту.

В системе должны быть максимально учтены предлагаемые контролирующими органами (ФКЦБ, НАУФОР) стандарты.
    В реальной деятельности учетного подразделения инвестиционной компании функции распределяются стихийно. Специалисты различаются по уровню значимости, который не всегда совпадает со значимостью проводимых ими операций, а скорее зависит от опыта работы в данной компании, приближенности к руководству, возраста, коммуникативных способностей.
    Вопрос построения и отработки технологии проведения сделок очень остро стоит перед компаниями, в которых объемы купли-продажи превышают возможности бэк-офиса по проведению необходимых операций. Частично эта проблема решается за счет введения в штат новых сотрудников, перераспределения функций внутри подразделения, ужесточения режима работы.
    Известно, что многие компании пережили или переживают периоды, когда рабочий день их сотрудников составляет 16-18 часов! Руководство предпочитает перегружать своего сотрудника, выплачивая ему бо'льшую зарплату, чем нанимать нового.

СТРУКТУРА БЭК-ОФИСА

Развитие организационной структуры бэк-офиса по мере роста компаний идет разными путями. Ориентируясь на западные стандарты распределения функций по подразделениям бэк-офиса, в рамках российских инвестиционных компаний организуются такие отделы, как:

операционный отдел (operations): введение данных тикета в основные регистры внутреннего учета, подготовка документов для других отделов, т.е. скорее технические функции;

группа ведения позиции (сustody): ведение своего и клиентских портфелей с учетом сплитов, доразмещений, дивидендов, фьючерсов и т.д.;

группа подписания договоров (contract group): оформление подтверждения по сделке, договоры, их подписание;

депозитарная группа (depository): все операции, связанные с перерегистрацией ценных бумаг;

группа платежей (cash-flow): все операции, связанные с платежами по сделке;

группа контроля (control group): проверка своевременности прохождения этапов сделки, начисление штрафов, подготовка контрольных отчетов.
    Нормальное для открытых сообществ заимствование процедур оказывается невозможным, поскольку инвестиционные компании стараются скрывать друг от друга бизнес-процессы, рассматривая их как свое know-how.
    Если рассматривать степень сформированности организационной структуры бэк-офиса как некоторый показатель наличия внутренней технологии проведения сделок, то по сравнению с западными образцами она довольно проста1. Кроме того, отношения между функциями и отделами носят множественный характер: так, договор может готовиться в группе оформления договоров, начальником бэк-офиса или простым оператором. Отделы с одними и теми же функциями могут по-разному называться: отдел сопровождения сделки, группа оформления договоров, контрактный отдел и т.д.
    Главное другое: характер работы компании по мере ее роста и развития остается прежним. По словам начальника бэк-офиса одной из крупных компаний, только 20% учетной работы описывается должностными инструкциями, а следовательно, она может быть автоматизирована. В остальном предполагается, что специалист сможет решать вопросы вне зависимости от их сложности, опираясь на свой опыт контактов, умение договориться с контрагентами, реестрами или клиентами, т.е. с субъектами проведения сделки2. Эксперты различают два типа специалистов, которые котируются при выборе сотрудников для работы в бэк-офисе - специалисты, которые хорошо знакомы с документооборотом и отличаются высокой скрупулезностью при ведении делопроизводства, и специалисты, которые могут <постучать по болевым точкам> представителей компаний-контрагентов, клиентов или реестров с тем, чтобы они действовали в желательном для своей компании направлении и темпе.
    Интересна и тенденция к персонификации некоторых учетных функций в отечественных бэк-офисах: выделяются специалисты по штрафам, специалисты по отдельным реестрам, специалисты по сверке данных бухгалтерии и бэк-офиса.
    Следствием персонификации функций при отсутствии стандартов проведения учета сделок становится и субъективность в выборе <контрольных точек>. Одним компаниям важно отследить брокерское вознаграждение, другим - позицию по деньгам основного клиента, третьим - свои собственные счета. Сотрудник бэк-офиса часто вынужден вести двойную бухгалтерию - одна отражает реальные прибыли компании, другая предназначена для контролирующих организаций.
    Несмотря на то что инвестиционные компании делают ставки на специалистов, а не на технологию, они так или иначе вовлекаются в процессы автоматизации учетной работы. Этому способствует общая перспектива развития российского рынка ценных бумаг3 и его интеграции в мировой, а также такие факторы, как мода на автоматизированный учет, понимание, что автоматизация работы может помочь сэкономить средства, предназначенные на зарплату сотрудников, стремление избежать неразберихи в документообороте4.
    Эти мотивы часто претерпевают странные трансформации на этапе их реализации: практически в каждой инвестиционной компании есть компьютеры, включенные в сеть, и программисты, но на поверку все это богатство используется только для распечатывания необходимых бланков и проведения элементарных расчетов.

ВЫВОДЫ

    1. Технология проведения сделок в бэк-офисах большинства инвестиционных компаний носит фрагментарный, упрощенный характер, плохо отрефлексирована организаторами бэк-офисного производства.
    2. Требования компаний к разработчикам программных продуктов отличаются нечеткостью, отсутствует целостный взгляд на работу учетного подразделения. За пресловутой спецификой бэк-офисов чаще всего скрывается низкая готовность инвестиционных компаний к автоматизации их внутренней учетной деятельности.
    3. Мотивация в создании или приобретении автоматизированной системы учета декларируется, но носит, скорее, внешний характер: не отстать от других компаний, защититься от контролирующих организаций, избежать чрезмерного раздувания штата сотрудников.
    4. В условиях быстрого роста, расширения структуры бизнеса, а также в кризисных ситуациях компании предпочитают делать ставку не на технологию (систему автоматизации), а на специалистов определенного типа.
    5. Разработчики систем автоматизации бэк-офиса вынуждены выполнять неспецифическую для них функцию рефлексии над бизнес-процессами бэк-офисов различных инвестиционных компаний, воссоздания технологии внутреннего учета. Такая задача по силам только междисциплинарному исследовательскому коллективу, который работал бы в тесном сотрудничестве с комитетами представительной организации (типа РТС), в чьи функции входит стандартизация процедур и документов по проведению сделок.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    При анализе деятельности российских инвестиционных компаний нужно всегда иметь в виду особенности культурных норм и отношений, на которые они ориентируются и которые разительно не похожи на западные. Западный рынок выглядит более организованным, автоматизированным, упорядоченным. Но таковы особенности и западной цивилизации, по сути технологического общества. Прагматизму взаимоотношений между его агентами противостоит интимная доверительность традиционных обществ, к которым относится Россия. Разработке многочисленных и развитых технологий противостоит их имитация. Для представителя традиционного общества важнее выразить и сохранить свою позицию и имидж на рынке, чем целенаправленно и осознанно накапливать прибыль. Под технологией на западе понимается упорядоченный, строго фиксированный и вариативный в известных пределах набор процедур, выполнение которых гарантирует результат.
    У нас технология - прежде всего ансамбль ролевых отношений, который должен быть готовым играть каждый раз по-новому в зависимости от ситуации на рынке, от настроения начальства или взаимоотношений с контрагентом, придерживаясь некоторого общего плана и ориентируясь в принципе на положительный, но формирующийся только в процессе проведения сделки результат. <Бэк-офис знает>, - вот типичный ответ начальника бэк-офиса на вопросы о возможных вариациях в проведении операций внутреннего учета его подчиненными. Наш специалист - это человек, который отвечает за определенный участок работы, он должен быть готов проявить инициативу, почувствовать слабые места в проведении сделки, среагировать на опасную или неопределенную ситуацию адекватными действиями. Критерий успешности его деятельности - завершенность этапа проведения сделки, за который он отвечает. В условиях неразвитого российского рынка ему приходится учитывать гораздо больше внешних факторов, так как именно они создают неопределенность в его деятельности, и риски для его компании и для него самого в виде угрозы потерять свое место.
    Создание централизованных расчетных центров типа ДКК и ЦСД (центр сверки договоров) при современном уровне автоматизации и уже описанном типе работы пока только увеличит коммуникативную нагрузку на специалистов инвестиционных компаний, хотя и уменьшит курьерские расходы. Приходится сожалеть, что создание системы автоматизации бэк-офиса при всей актуальности остается пока стратегической задачей.
    До сих пор задача автоматизации бэк-офиса не ставилась корректно, а следовательно, ни один из существующих программных продуктов не отражает в полной мере специфику ведения внутреннего учета в российских инвестиционных компаниях, а также сложившиеся в мировой практике требования к пользовательскому интерфейсу.