Корпоративная технология <Золушка>: сделано в России

<ДАМА СТРОГИХ ПРАВИЛ>

    В системе <Золушка-Канцелярия> реализована корпоративная технология автоматизированной регистрации, обработки и контроля исполнения документов на основе принципов, норм и традиций отечественного делопроизводства.
    Технология ориентирована на структуры с иерархической системой управления, имеющие нормативные требования по обработке документов.
    Система <Золушка-Канцелярия> реализована на платформах DOS, Windows и Lotus Notes с возможностью интеграции в единую систему. Допускается работа на разных аппаратных базах: IBM PC, Macintosh, SUN и т.д. Обмен информацией с удаленными подразделениями ведется в рамках локальных вычислительных сетей, по коммутируемым каналам, в сети Internet. <Золушка-Канцелярия> соответствует всем требованиям ГОСТов по делопроизводству (сертификат соответствия POСС RU ME20. H00090 Госстандарта России).
    Характерной особенностью технологии <Золушка-Канцелярия> является возможность регистрации различных типов документов, связанных между собой. Такие документы без потери первичной связи могут быть объединены в папку, структура и состав которой диктуется видами контролируемых документов. Общий случай представлен на рисунке.
    Регистрация и контроль входящей и исходящей почты осуществляется в многоуровневой карточке.
    В системе поддерживаются следующие модели документов:

Первичные документы: входящие, исходящие, распорядительные документы, зарегистрированные впервые.

Повторные документы. Все документы, поступившие повторно по одному вопросу, можно зарегистрировать на один номер с первичным.

Отдельные пункты. Можно зарегистрировать и поставить на контроль отдельные пункты документа.

Входящие и исходящие ответы. Всю переписку, которую ведет организация по какому-либо вопросу, можно зарегистрировать на один номер вместе с первичным.

Сопроводительные на документы. Все сопровождающие документ бумаги можно зарегистрировать и присоединить к основному документу.

Все поручения к документу. Все поручения руководителя каждому соисполнителю в процессе исполнения документа можно зарегистрировать и присоединить к основному документу.

Электронные копии оригиналов документов - отсканированные или просто текстовые файлы ответов, договоров, служебных записок, приказов и т.д.
    В процессе обработки одного и того же вопроса образуется <папка>, куда подшиваются все документы по одному письму. <Скрепкой> станут их номера, которые устанавливаются автоматически и структурируются в соответствии с видом документа.
    Использование различных опций и контекстного поиска позволяет найти зарегистрированный документ по любому набору известных атрибутов.
    Технология <Золушка-Канцелярия> обеспечивает распределенную регистрацию корреспонденции со сквозным контролем исполнения.

Обеспечивается пересылка зарегистрированных документов в соответствии с резолюцией руководства на исполнение в базу данных соответствующих подразделений, в том числе территориально удаленных. При этом исключается необходимость повторной регистрации документов, отслеживаются все этапы обработки документа.

Автоматически формируется <история> работы с разосланным документом, позволяющая иметь самую свежую информацию о его судьбе и вести эффективный контроль за его исполнением. Руководитель в любой момент может просмотреть всю переписку по интересующему его вопросу по всем подразделениям-соисполнителям.

Обеспечивается контроль и возможность генерации статистических отчетов по каждому подразделению-соисполнителю в списке, указанном руководителем в резолюции.
    В системе реализовано жесткое разграничение прав доступа и распределение доступа к базе данных.
    В зависимости от функциональных обязанностей сотрудников их права могут устанавливаться следующим образом: заведение новых и рассылка регистрационных карточек, корректировка отдельных полей карточек, только просмотр базы данных и т.д.
    В Институте развития Москвы налажена четкая система обучения.
    В процессе обучения преподаватели подберут оптимальную технологию обработки документов в организации и ознакомят со всеми возможностями программы. Кроме того, дается краткий курс по основам государственного делопроизводства.
    При необходимости разрабатывается весь нормативно-правовой механизм документооборота и делопроизводства организации с утверждением соответствующих инструкций.

СИСТЕМА-КОНСТРУКТОР

    Другая функционально гибкая компонента, используемая для создания управленческого и производственного документооборота, - <Золушка-Кабинет>.
    С использованием <Кабинета> можно создать масштабируемую корпоративную систему электронного документооборота от уровня отдельного сотрудника, подразделения и до уровня предприятий, работающих в любой области деятельности.
    В состав <Кабинета> входят три компоненты: <Библиотека>, <Секретарь>, <Досье>.
    <Библиотека> - структурированное хранилище взаимосвязанных документов. Документы в одной библиотеке, как правило, делятся на несколько <типов>, каждый их которых имеет свой набор атрибутов (например, библиотека договоров может имеет типы: договор, календарный план, техническое задание, план мероприятий, отчеты о выполнении работ, смета расходов, ТЭО и т.д.).
    Для того чтобы учесть разнообразие форм и способов работы с документами, предусмотрено большое число разнообразных настроек, жесткое разграничение доступа к документам, дополнительное протоколирование работы пользователей.
    Как правило, даже простая документоориентированная информационная система (ДИС) имеет несколько различных библиотек, со своими наборами типов и форматов документов, своей технологией и регламентом ведения, правами доступа и т.д. Между документами, принадлежащими одной библиотеке, могут быть установлены множественные связи.
    На основе компоненты <Библиотека> динамически создаются, развиваются, пополняются прикладные специальные <библиотеки>, которые могут иметь различные технологии ведения и использования, различные права доступа.
    Каждая из <библиотек> создается в связи с появлением определенной задачи или объекта. В процессе деятельности компании <библиотеки> наполняются документами, имеющими отношение к этим задачам или объектам, а количество связей как между документами внутри одной <библиотеки>, так и <межбиблиотечных>, растет. Таким образом, механизм <библиотек> позволяет построить развитую корпоративную документоориентированную информационную структуру, в которой информация всегда будет высокодоступна в полном объеме в короткое время и с сохранением хронологии.
    <Реестр организаций> (<Досье>): <Универсальный справочник> организаций, людей и событий, и ссылок на документы, связанные с ними.
    Главная функция - удобная и оперативная регистрация и структуризация информации об организациях и людях, удобное многоаспектное представление информации.
    Информация в реестре структурирована. В корне <дерева> - организации, с ними связаны персоналии и события, примечания, задачи и т.д. Аналог большинства обычных картотек, при этом к каждой карточке можно привязать пачку документов любого формата.
    С использованием компоненты <Досье> можно создать множество корпоративных приложений - систему маркетингового отдела, учет клиентов и договоров, систему отдела технического обслуживания и т.д.
    Для отражения специфики предметной области и места в технологическом процессе досье имеет широкие возможности настройки событий, связанных с организациями и персоналиями (включая состав и свойства полей) - звонки и факсы, совещания, встречи и командировки, переговоры и подписание документов и т.д. - все это настраивается на конкретные потребности и место в технологическом процессе.
    <Секретарь> - персональный инструмент для хранения и структуризации личных документов (комментарии, черновики подготавливаемых документов, полученные факсы, электронная почта, неформализованные задания руководства, собственные выданные поручения, напоминания о запланированных мероприятиях).
    Это личная <мини-канцелярия>, которая обеспечивает:

возможность многоуровнего <электронного согласования> проектов документов по технологии звезды - <исполнителей много - ответственный один>;

документирование входящих и исходящих заданий и мероприятий;

коллективный планировщик;

личный контроль (полученные и выданные задания);

надежное, структурированное и конфиденциальное хранение документов личного доступа (например, незаконченных);

получение и отправку документов в различные библиотеки, досье, <электронную канцелярию> и любые другие прикладные системы;

связь с внешним миром (электронную почту как внутри системы, так и в Интернете).
    Разработанные технологии <Золушка-Кабинет> - это гибкие, настраиваемые и, в известной степени, ориентированные на организации с отсутствующим либо меняющимся, либо только складывающимся регламентом документооборота. Эффективно также применение технологий <Кабинет> в организациях, желающих самостоятельно конструировать автоматизированную технологию документооборота, гибко изменять и расширять ее использование. На основе <Кабинета> в настоящее время созданы корпоративные системы документооборота торговой компании, страховой организации, финансовой структуры и др.
    Если же в организации установлен весь спектр продуктов <Золушка>, то присутствуют как четкие нормативно отрегулированные автоматизированные технологии сквозного контроля деятельности, так и гибкие инструменты для создания различных прикладных компонент.
    Программные продукты <Золушка> построены таким образом, что не ставят владельца системы в зависимость от разработчика. Тем не менее Институт развития Москвы гарантирует бессрочную авторскую поддержку.