Начинать разговор о ключевых характеристиках корпоративных систем управления документами (СУД) приходится в духе знаменитой шахматной лекции Остапа Бендера <Плодотворная дебютная идея> (<Что такое, товарищи, дебют и что такое, товарищи, идея? Дебют, товарищи, это quasi una fantasia:>). Итак, что же такое корпоративная СУД и каким требованиям она должна удовлетворять?
    Дадим сначала определение термина <корпорация>, не претендуя на академическую полноту формулировки. Корпорация - крупное, территориально распределенное предприятие, имеющее многоуровневую структуру управления и сложные документопотоки. Если говорить проще, корпорация - это много всего: офисов, персонала, руководителей, документов. Критичным для дальнейшего обсуждения является слово <много> - невозможно привести сколько-нибудь точную оценку объема циркулирующих в корпорации бумаг, как нельзя сказать, с какого числа отдельных песчинок начинается куча песка. Относительно корпоративных документов можно с уверенностью утверждать только одно - в полном соответствии с законом роста вселенского хаоса их количество непрерывно увеличивается.
    СУД - это попытка обуздать бумажную стихию. Назначение полнофункциональной СУД - обеспечивать автоматизированную поддержку манипуляций с документами (точнее, с их электронными образами) на протяжении всех этапов их жизненного цикла (создание - корректировка - рассылка для согласования - утверждение - опубликование/вступление в силу - устаревание/передача в архив - хранение и обеспечение доступа к архивным данным). В предыдущей фразе не случайно выделено определение <полнофункциональная>. Рассматриваемые как синонимы СУД в компьютерной и бизнес-прессе термины <система документооборота>, <автоматизированное делопроизводство>, <электронный архив> представляют всего лишь решения частных задач управления документами.
    Итак, определения даны. Перейдем к сути. Каким же набором свойств должна обладать СУД, чтобы достойно носить высокое звание - <корпоративная>?
    Одна из важнейших характеристик корпорации - масштаб ее деятельности. Поэтому, безусловно, первое свойство корпоративной СУД - масштабируемость. Производительный потенциал системы в любой момент времени должен как минимум соответствовать потребностям корпорации (лучше - опережать их).
    Масштабируемая СУД должна функционировать на масштабируемой же программно-аппаратной платформе (серверы, операционная система, СУБД, коммуникации). Поскольку вариантов конфигурации базового оборудования и программного обеспечения может быть много (ключевое слово!), корпоративная СУД обязана быть многоплатформенной.
    Следующее свойство уже упоминалось, когда речь шла о назначении
    СУД, - это полная функциональность. Сейчас даже производители шампуней стремятся придерживаться принципа <два в одном>. Лозунгом же истинно корпоративной СУД должно быть <полное сопровождение жизненного цикла документов в рамках единого продукта>.
    Как известно, в прошлом над просторами Британской империи никогда не садилось солнце. Сейчас солнце не заходит над владениями многих транснациональных компаний. Документы порождаются и должны обрабатываться в любой точке географического присутствия корпорации. Обеспечение распределенной работы и удаленного доступа к документным базам - обязательное требование для СУД корпоративного уровня. В последнее время неотъемлемой составляющей этого требования стала поддержка работы в архитектуре Internet/Intranet. А отсюда вполне логично вытекает и следующее - в системе должны быть реализованы развитые механизмы безопасности.
    Слово <масштаб> уже упоминалось в связи с корпоративным характером СУД. Упомянем его в новом контексте - корпоративная СУД характеризуется также <масштабом бедствия>, сопровождающим ее внедрение. Поскольку разговор о <подводных камнях> внедрения не укладывается в рамки обсуждаемой темы, будем конспективно кратки. Корпоративная СУД должна: